Odpis dokumentu bez mocy w księdze wieczystej

Sąd Najwyższy w uchwale z 25 września 2025 r. jednoznacznie rozstrzygnął rozbieżności orzecznicze, stwierdzając, że wpisu w księdze wieczystej nie można dokonać na podstawie odpisu dokumentu poświadczonego za zgodność z oryginałem przez notariusza. Decyzja ta, wynikająca z pytania prawnego Sądu Okręgowego w G., wzmacnia bezpieczeństwo obrotu nieruchomościami i eliminuje ryzyko podróbek w postępowaniu wieczystoksięgowym. Niniejszy artykuł zawiera pełne cytaty z uchwały i wszystkich przytoczonych orzeczeń, szczegółową analizę dwóch konkurencyjnych stanowisk orzeczniczych, omówienie ograniczonej kognicji sądu, kompletną listę niedopuszczalnych dokumentów oraz krok po kroku praktyczne porady prawne dla wnioskodawców. Materiał oparty wyłącznie na źródle źródłowym zapewnia rzetelną wiedzę dla właścicieli nieruchomości, wierzycieli i prawników.

Ograniczony zakres kognicji sądu wieczystoksięgowego: Pełne regulacje prawne

Zgodnie z art. 626⁸ § 2 Kodeksu postępowania cywilnego (KPC), sąd wieczystoksięgowy bada wyłącznie:

  • treść i formę wniosku,
  • dołączone do wniosku dokumenty,
  • treść księgi wieczystej w chwili jego złożenia.

Pełny cytat z orzecznictwa SN: „W postępowaniu wieczystoksięgowym sąd orzeka zatem jedynie o rejestracji albo odmowie rejestracji skutków zdarzeń prawnych odnoszących się do praw już ujawnionych lub mających podlegać ujawnieniu w księdze wieczystej. Nie jest dopuszczalne dokonanie wpisu na podstawie innych, niedołączonych do wniosku dokumentów lub na podstawie takich środków dowodowych, których nie wskazano w art. 626⁸ § 2 KPC” (postanowienie SN z 13.3.2014 r., I CSK 289/13, Legalis).

Art. 31 ustawy z 6.7.1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 341; dalej: KWU) stanowi: „Daje możliwość dokonania wpisu na podstawie dokumentu z podpisem notarialnie poświadczonym, jeżeli przepisy szczególne nie przewidują innej formy dokumentu.”

W przypadku usunięcia niezgodności między treścią księgi a stanem prawnym: „Wymóg, aby ta niezgodność została wykazana orzeczeniem sądu lub innymi odpowiednimi dokumentami.”

Pełny cytat z uzasadnienia SN: „Przyjmuje się, że wskazane zasady i wymagania co do formy dokumentów stanowiących podstawę wpisu służą zagwarantowaniu bezpieczeństwa i pewności obrotu oraz wykluczeniu sytuacji, w których w księdze wieczystej dokonywane byłyby wpisy nieodzwierciedlające rzeczywistych zdarzeń prawnych” (postanowienie SN z 31.3.2025 r., I CSK 3727/23, Legalis).

Kluczowe cechy postępowania:

  • Służy ujawnianiu i ewidencjonowaniu praw, a nie ich dochodzeniu („Postępowanie wieczystoksięgowe służy jedynie ujawnianiu i ewidencjonowaniu praw, a nie ich dochodzeniu” – postanowienie SN z 22.11.2013 r., II CSK 130/13, Legalis; uchwała SN z 25.2.2016 r., III CZP 86/15, Legalis).
  • Brak zasady kontradyktoryjności – brak strony przeciwnej, brak rozprawy, brak konfrontacji dowodów.
  • Sąd nie rozstrzyga o prawach czy roszczeniach co do nich.

Stan faktyczny i pytanie prawne: Sprawa M.P.

M.P. złożył wniosek o wykreślenie z księgi wieczystej hipoteki umownej, załączając poświadczony notarialnie odpis pisemnego zezwolenia wierzyciela na wykreślenie tej hipoteki.

  • Sąd Rejonowy w G. oddalił wniosek: „Uznając, że przedłożony dokument nie może być podstawą do dokonania wpisu w księdze wieczystej.”
  • Sąd Okręgowy w G. stwierdził rozbieżności w orzecznictwie i skierował pytanie prawne do SN:
    „Czy dopuszczalny jest wpis w księdze wieczystej na podstawie odpisu dokumentu poświadczonego za zgodność z oryginałem przez notariusza?”

Rozbieżności w orzecznictwie: Szczegółowa analiza dwóch stanowisk

STANOWISKO 1: NIEDOPUSZCZALNOŚĆ ODPISU (DOMINUJĄCE, PRZYJĘTE PRZEZ SN)

Pełne uzasadnienie:

  • Ograniczenie kognicji: Sąd bada tylko załączone dokumenty (art. 626⁸ § 2 KPC).
  • Formalizacja obrotu: „Zawężenie zakresu środków dowodowych uzasadniane jest formalizacją obrotu nieruchomościami w celu zapewnienie jego bezpieczeństwa” (postanowienie SN z 15.12.2021 r., III CZP 18/21, Legalis).
  • Art. 361 ust. 3 KWU: „Wyklucza możliwość wydania z akt księgi wieczystej dokumentu, który stanowił podstawę wpisu.” Racjonalność ustawodawcy implikuje wymóg oryginału.

Art. 31 ust. 1 KWU i art. 626² § 3 KPC: Odnoszą się do ORYGINAŁÓW, zastępowalnych odpisami tylko w przepisach szczególnych.
Pełny cytat: „W wypadku dokumentów urzędowych podstawę wpisu w księdze wieczystej stanowi więc oryginał tego dokumentu albo jego urzędowy odpis sporządzony zgodnie z art. 250 KPC” (postanowienie SN z 27.2.2020 r., I CSK 722/19, Legalis).

KOMPLETNA LISTA NIEDOPUSZCZALNYCH DOKUMENTÓW (z orzecznictwa SN):

  1. Odpis dokumentu poświadczony za zgodność z oryginałem przez notariusza (postanowienie SN z 25.3.2019 r., I CSK 812/17, Legalis).
  2. Notarialnie poświadczona kopia (postanowienie SN z 28.2.2017 r., I CSK 133/16, Legalis).
  3. Odpisy z art. 95 ust. 1 w zw. z ust. 5 Prawa bankowego poświadczone przez pełnomocnika (art. 129 § 2 KPC) (postanowienie SN z 2.12.2016 r., I CSK 819/15, Legalis).
  4. Jakiekolwiek odwzorowanie tytułu wykonawczego do hipoteki przymusowej – tylko oryginał („Podstawą może być tylko oryginał” – uchwała SN z 8.12.2005 r., III CZP 101/05, Legalis).

Egzekucja wielokrotna: „Wierzyciel może ubiegać się o wydanie dalszego tytułu wykonawczego, na podstawie art. 793 KPC” (uchwała SN z 8.12.2005 r., III CZP 101/05, Legalis).

STANOWISKO 2: DOPUSZCZALNOŚĆ ODPISU (ODRZUCONY PRZEZ SN)

Pełne uzasadnienie:

  • Brak zagrożenia: „Przedłożenie dokumentu… w postaci odpisu poświadczonego zgodnie z art. 129 § 2 KPC nie stanowi zagrożenia dla bezpieczeństwa obrotu i dokonywanych wpisów, gdyż poświadczenia te mają charakter dokumentu urzędowego” (postanowienie SN z 20.11.2014 r., V CSK 9/14, Legalis).
  • Sąd może zażądać oryginału z urzędu.
  • Notariusz jako osoba zaufania publicznego: „Notariusz jest osobą zaufania publicznego, a jego udział… ma gwarantować m.in. bezpieczeństwo i pewność obrotu prawnego” (postanowienie SN z 5.9.2023 r., II CSKP 363/23, Legalis).
  • Zachowanie celu art. 31 KWU.

Stanowisko Sądu Najwyższego: Pełne uzasadnienie uchwały

SN przyjął STANOWISKO 1: „Podstawą wpisu w księdze wieczystej nie może być odpis dokumentu poświadczony za zgodność z oryginałem przez notariusza.”

PEŁNY CYTAT Z UZASADNIENIA UCHWAŁY:
„Przyjęte stanowisko uzasadnia się specyfiką postępowania wieczystoksięgowego, w którym nie występuje strona przeciwna, jak też nie przeprowadza się w nim rozprawy, na której możliwa byłaby konfrontacja przedłożonego odpisu dokumentu z jego oryginałem w razie zgłoszenia takiego żądania przez stronę przeciwną lub na żądanie sądu. W tym postępowaniu na sąd nałożono obowiązek sprawdzenia z urzędu, czy żądanie wniosku znajduje usprawiedliwienie w dokumentach załączonych do wniosku i treści księgi wieczystej. W orzecznictwie podkreśla się też, że skoro wpis do księgi wieczystej wywołuje istotne skutki prawne, wynikające z art. 3 i 5 KWU, to wpisy muszą być dokonane na podstawie dokumentów, których istnienie nie budzi wątpliwości. Natomiast dopuszczenie stosowania art. 129 § 2-4 KPC w postępowaniu wieczystoksięgowym osłabiałoby gwarancje formalne chroniące przed możliwością posłużenia się w postępowaniu wieczystoksięgowym dokumentami podrobionymi.”

Porady prawne: Krok po kroku – Jak dokonać wpisu w księdze wieczystej?

1. PRZYGOTUJ ORYGINAŁY DOKUMENTÓW (art. 31 KWU):

  • Zezwolenie wierzyciela na wykreślenie hipoteki – ORYGINAŁ z poświadczonym podpisem.
  • Umowa sprzedaży – ORYGINAŁ.

2. UŻYWAJ TYLKO URZĘDOWYCH ODPISÓW (art. 250 KPC):

  • Decyzje administracyjne (np. wypis z ewidencji gruntów).

3. WNIOSEK DO SĄDU REJONOWEGO:

  • Właściwość miejscowa: dla nieruchomości.
  • Opłata: 200 zł (wykreślenie hipoteki umownej).
  • Załączniki: KW numer, oryginały dokumentów.

4. USUNIĘCIE NIEZGODNOŚCI:

  • Wymaga ORZECZENIA SĄDU lub specjalnych dokumentów.

5. HIPOTEKA PRZYMUSOWA:

  • TYLKO ORYGINAŁ TYTUŁU WYKONAWCZEGO.
  • Egzekucja wielokrotna: art. 793 KPC – nowy tytuł.

6. KOSZTY BŁĘDU:

  • Odmowa wpisu + ponowne składanie (dodatkowe opłaty).

7. KONSULTACJA Z PRAWNIKIEM:

  • Weryfikacja dokumentów przed złożeniem.

8. PRZECHOWYWANIE:

  • Oryginały w sejfie lub depozycie notarialnym.

Podsumowanie

Uchwała Sądu Najwyższego z 25 września 2025 r. ostatecznie eliminuje rozbieżności: wpisy w księdze wieczystej wyłącznie na podstawie ORYGINAŁÓW dokumentów, bez odpisów notarialnych. Decyzja chroni przed podróbkami w postępowaniu bez kontradyktoryjności, wzmacniając art. 3 i 5 KWU. Wnioskodawcy muszą przygotować oryginały, co gwarantuje szybką rejestrację i unika odmów. Pełna lista niedopuszczalnych dokumentów oraz krok po kroku porady zapewniają praktyczną wiedzę dla bezpiecznego obrotu nieruchomościami w 2025 r.

📌 Potrzebujesz pomocy prawnej? Skontaktuj się z nami

Drogi Czytelniku, przypominamy, że każda sprawa prawna może okazać się złożona i pełna niuansów, które bez wiedzy prawniczej łatwo przeoczyć. Przepisy są wieloznaczne, a ich interpretacja zależy często od okoliczności konkretnego przypadku. Dlatego przed podjęciem jakichkolwiek kroków prawnych warto skonsultować się z doświadczonym prawnikiem.

Skontaktuj się z nami już teraz. Przeanalizujemy Twoją sytuację i dokładnie sprawdzimy, jakie masz możliwości działania. Nasi eksperci z Kancelarii LEGA ARTIS pomogli już wielu klientom, którzy początkowo sądzili, że znajdują się w sytuacji bez wyjścia.

📞 579-636-527
📧 [email protected]

Nie czekaj – napisz lub zadzwoń już dziś. Pierwszy krok do rozwiązania problemu prawnego to rozmowa z prawnikiem, który naprawdę zna się na rzeczy.

Materiał przygotowany przez Kancelarię Prawną LEGA ARTIS na podstawie aktualnego stanu prawnego i orzecznictwa. W przypadku wątpliwości zalecamy konsultację z prawnikiem.

To Top