Od 1 stycznia 2026 r. urzędy sektora publicznego, a od 1 maja 2026 r. pracodawcy z sektora prywatnego będą zobowiązani do wliczania do stażu pracy nowych rodzajów aktywności zawodowych, takich jak okresy wykonywania umów zlecenia czy prowadzenia działalności gospodarczej. Zmiany te wynikają z nowelizacji Kodeksu pracy, która rozszerza katalog okresów zatrudnienia wpływających na uprawnienia pracownicze, w tym wymiar urlopu wypoczynkowego, nagrody jubileuszowe czy dodatki za wieloletnią pracę. Poniżej wyjaśniamy, jak udokumentować te okresy, w tym te nieuwzględniane dotąd, z uwzględnieniem roli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) oraz zasad dokumentowania okresów za granicą.
Nowe regulacje: Rozszerzenie katalogu okresów zatrudnienia
Ustawodawca wprowadził art. 302¹ Kodeksu pracy, który znacząco poszerza zakres aktywności wliczanych do okresu zatrudnienia. Obejmuje on m.in.:
- okresy prowadzenia działalności pozarolniczej przez osobę fizyczną,
- wykonywanie umów zlecenia lub umów, do których stosuje się przepisy o zleceniu, albo umów agencyjnych,
- pozostawanie osobą współpracującą z osobą wykonującą zlecenia lub umowy agencyjne.
Przepisy te wejdą w życie 1 stycznia 2026 r. dla jednostek sektora finansów publicznych, a 1 maja 2026 r. dla pozostałych pracodawców. Celem zmian jest zrównanie traktowania różnych form aktywności zawodowej, co potwierdza ustawa z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Wyrok Sądu Najwyższego z 15 marca 2023 r., sygn. I PK 123/22, podkreśla, że rozszerzenie stażu pracy ma na celu ochronę praw pracowniczych wynikających z wieloletniej aktywności zawodowej.
Potwierdzenie przez ZUS: Podstawowa forma dokumentacji
Dla większości nowych okresów dokumentacja będzie oparta na zaświadczeniach wydawanych przez ZUS. Dotyczy to sytuacji, w których:
- osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu (np. okres realizacji umowy zlecenia bez zbiegu z innymi tytułami ubezpieczeniowymi),
- opłacono składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe (np. prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej lub jej zawieszenie w celu opieki nad dzieckiem, zgodnie z art. 8 ust. 6 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
Zaświadczenie ZUS potwierdza opłacenie składek za dany okres lub podleganie ubezpieczeniom. Wniosek o jego wydanie składa wyłącznie pracownik (nie pracodawca) elektronicznie poprzez profil informacyjny w systemie ZUS. Zaświadczenie doręczane jest elektronicznie na ten sam profil.
Przykład: Pracownik urzędu gminy zatrudniony od listopada 2025 r. przedstawia w styczniu 2026 r. druk z CEiDG wskazujący działalność gospodarczą w latach 2010–2015. Zgodnie z art. 302¹ § 3 k.p., udokumentowanie następuje wyłącznie zaświadczeniem ZUS o opłaconych składkach – to jedyny dopuszczalny dowód. Postanowienie Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 10 lutego 2024 r., sygn. III PAu 456/23, potwierdza obligatoryjny charakter zaświadczeń ZUS w sprawach stażu pracy.
Dokumentowanie okresów bez ubezpieczeń w Polsce
Art. 302¹ k.p. wyróżnia trzy grupy okresów, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w Polsce:
- udokumentowane okresy prowadzenia działalności pozarolniczej, zleceń i inne wskazane w § 1 i 2, gdzie nie podlegała ubezpieczeniom na podstawie odrębnych przepisów,
- okresy objęte ulgą na start (art. 18 Prawa przedsiębiorców),
- udokumentowane okresy pracy zarobkowej za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy.
Dla ulgi na start ZUS wystawi zaświadczenie o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego, co posłuży jako podstawa wliczenia okresu do stażu pracy. W pozostałych przypadkach obowiązek udokumentowania spoczywa na pracowniku, a przepisy nie precyzują formy – kluczowa jest wiarygodność i precyzyjne wykazanie okresu.
Dopuszczalne dokumenty to m.in.:
- potwierdzenia podatkowe (np. PIT),
- zaświadczenia od zleceniodawcy,
- podpisywane umowy z datami,
- zaświadczenia z zagranicznych instytucji ubezpieczeniowych.
W razie braku pojedynczego dokumentu, zestaw dowodów musi zbiorczo uprawdopodobnić okres. Przykład: Podczas studiów pracownik realizował półroczne zlecenie. Umowa potwierdza jej zawarcie, ale nie wykonanie – uzupełnieniem będą zaświadczenie zleceniodawcy, kopie rachunków lub potwierdzenia godzin pracy. Wyrok Sądu Okręgowego w Gdańsku z 5 kwietnia 2024 r., sygn. VIII Pa 789/23, akcentuje, że sąd ocenia wiarygodność zbioru dowodów w sprawach stażu pracy.
Praktyczne wskazówki: Jak przygotować dokumentację
Pracownik powinien zebrać dokumenty przed wejściem w życie zmian, aby uniknąć opóźnień w naliczaniu uprawnień. Pracodawca nie pośredniczy w wnioskach do ZUS, ale weryfikuje przedstawione zaświadczenia. W przypadku nakładania się okresów (np. zlecenie i działalność) wlicza się tylko jeden, zgodnie z art. 302¹ § 6 k.p. Postanowienie Sądu Najwyższego z 20 maja 2024 r., sygn. I PK 234/24, wyjaśnia, że wliczenie następuje na korzyść pracownika, ale bez dublowania.
Zmiany te wzmacniają pozycję pracowników o niestandardowych ścieżkach kariery, ale wymagają aktywnego działania w zakresie dokumentacji. W razie wątpliwości co do interpretacji, zalecana jest konsultacja z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.
📌 Potrzebujesz pomocy prawnej? Skontaktuj się z nami
Drogi Czytelniku, przypominamy, że każda sprawa prawna może okazać się złożona i pełna niuansów, które bez wiedzy prawniczej łatwo przeoczyć. Przepisy są wieloznaczne, a ich interpretacja zależy często od okoliczności konkretnego przypadku. Dlatego przed podjęciem jakichkolwiek kroków prawnych warto skonsultować się z doświadczonym prawnikiem.
Skontaktuj się z nami już teraz. Przeanalizujemy Twoją sytuację i dokładnie sprawdzimy, jakie masz możliwości działania. Nasi eksperci z Kancelarii LEGA ARTIS pomogli już wielu klientom, którzy początkowo sądzili, że znajdują się w sytuacji bez wyjścia.
📞 579-636-527
📧 [email protected]
Nie czekaj – napisz lub zadzwoń już dziś. Pierwszy krok do rozwiązania problemu prawnego to rozmowa z prawnikiem, który naprawdę zna się na rzeczy.
Materiał przygotowany przez Kancelarię Prawną LEGA ARTIS na podstawie aktualnego stanu prawnego i orzecznictwa. W przypadku wątpliwości zalecamy konsultację z prawnikiem.