Pytania o stan zdrowia pracowników to wciąż jedna z bardziej drażliwych kwestii w relacjach pracodawca–pracownik. W sytuacjach takich jak przedłużające się zwolnienie lekarskie czy urlop opiekuńczy, wielu pracodawców chce wiedzieć, kiedy pracownik wróci do pracy lub jaki jest powód jego nieobecności. Jednak obowiązujące przepisy nie pozostawiają wątpliwości — zakres, w jakim można zadawać pytania o zdrowie pracownika, jest ściśle ograniczony.
W artykule omawiamy, kiedy pytania o zdrowie są dopuszczalne, kiedy są bezprawne, oraz jakie mogą być konsekwencje ich zadawania — zarówno w świetle przepisów Kodeksu pracy, RODO, jak i orzecznictwa sądów powszechnych.
Pracodawca nie może pytać o zdrowie pracownika
Zgodnie z art. 22¹ Kodeksu pracy, pracodawca może żądać od pracownika jedynie danych osobowych wymienionych w przepisie. Dane dotyczące stanu zdrowia się do nich nie zaliczają, co oznacza, że pracodawca nie ma prawa pytać pracownika o przyczyny jego nieobecności związane ze zdrowiem, ani też o przewidywaną datę powrotu do pracy podczas trwania zwolnienia lekarskiego.
To samo dotyczy pracowników korzystających z urlopu macierzyńskiego, ojcowskiego, wychowawczego lub opiekuńczego – również w takich przypadkach pracodawca nie ma prawa pytać o szczegóły dotyczące sytuacji zdrowotnej lub rodzinnej pracownika.
Wyjątki – kiedy pytanie jest dozwolone?
Wyjątek od zasady przewiduje sytuacje, w których sam pracownik chce skorzystać z określonych uprawnień pracowniczych, które wymagają ujawnienia informacji o stanie zdrowia. Przykładem może być ubieganie się o:
- dodatkowy urlop z tytułu niepełnosprawności,
- świadczenia rehabilitacyjne,
- dostosowanie stanowiska pracy do stanu zdrowia,
- korzystanie z przywilejów wynikających z przepisów szczególnych (np. opieka nad osobą niepełnosprawną).
W takich przypadkach pracodawca może żądać przedstawienia stosownego dokumentu lekarskiego, jednak zakres żądanych informacji musi być ściśle ograniczony do celu, dla którego są zbierane.
Potwierdził to również Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 5 sierpnia 2008 r. (I PK 37/08), podkreślając:
„Pracodawca może żądać informacji o stanie zdrowia pracownika jedynie wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia prawidłowego korzystania z przysługujących uprawnień pracowniczych.”
Dobrowolne ujawnienie danych – decyzja pracownika
Jeśli pracownik z własnej woli zdecyduje się ujawnić dane dotyczące swojego zdrowia, ma do tego pełne prawo. Jednakże — i to niezwykle ważne — odmowa ujawnienia takich informacji nie może wiązać się z żadnymi negatywnymi konsekwencjami ze strony pracodawcy.
Jak potwierdził Sąd Najwyższy, pracodawca nie ma prawa pogarszać sytuacji pracownika ani stosować represji tylko dlatego, że ten odmówił podania danych o stanie zdrowia. Tego typu działania mogą stanowić przejaw dyskryminacji i stanowić podstawę do wystąpienia z roszczeniem na gruncie prawa pracy.
Dane o stanie zdrowia a RODO
Dane dotyczące zdrowia należą do tzw. szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO. Ich przetwarzanie jest zabronione, chyba że wystąpi jedna z wyjątkowych przesłanek, jak np.:
- wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 9 ust. 2 lit. a RODO),
- obowiązek wynikający z prawa pracy i zabezpieczenia społecznego (art. 9 ust. 2 lit. b RODO),
- potrzeba ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą (art. 9 ust. 2 lit. c RODO).
Prezes UODO w opinii z 8 lutego 2021 r. jasno określił, że dane o stanie zdrowia obejmują informacje o przeszłym, obecnym i przewidywanym stanie fizycznym lub psychicznym osoby. Ich przetwarzanie musi odbywać się z zachowaniem najwyższej staranności.
Praktyczne konsekwencje – jak powinien zachować się pracodawca?
Pracodawca, chcąc uniknąć odpowiedzialności, powinien:
- zaniechać zadawania bezpośrednich pytań o zdrowie,
- nie żądać dokumentów medycznych bez podstawy prawnej,
- nie wyciągać negatywnych konsekwencji wobec pracownika, który odmawia ujawnienia danych o stanie zdrowia,
- przechowywać dokumentację medyczną zgodnie z zasadą minimalizacji i ograniczenia celu,
- zasięgnąć opinii inspektora ochrony danych przed wprowadzeniem jakichkolwiek praktyk związanych z przetwarzaniem danych wrażliwych.
Podsumowanie
Pracodawca nie ma prawa pytać pracownika o jego stan zdrowia ani o planowaną datę powrotu do pracy w czasie trwania zwolnienia lekarskiego czy urlopu opiekuńczego. Wyjątkiem są sytuacje, w których pracownik sam wnioskuje o określone uprawnienia, a ujawnienie danych medycznych jest konieczne. Dane o stanie zdrowia są szczególnie chronione na gruncie RODO i mogą być przetwarzane wyłącznie w ściśle określonych przypadkach.
Odmowa pracownika w zakresie ujawnienia takich informacji nie może prowadzić do dyskryminacji ani pogorszenia jego sytuacji zawodowej.
📌 Potrzebujesz pomocy prawnej? Skontaktuj się z nami
Drogi Czytelniku, przypominamy, że każda sprawa prawna może okazać się złożona i pełna niuansów, które bez wiedzy prawniczej łatwo przeoczyć. Przepisy są wieloznaczne, a ich interpretacja zależy często od okoliczności konkretnego przypadku. Dlatego przed podjęciem jakichkolwiek kroków prawnych warto skonsultować się z doświadczonym prawnikiem.
Skontaktuj się z nami już teraz. Przeanalizujemy Twoją sytuację i dokładnie sprawdzimy, jakie masz możliwości działania. Nasi eksperci z Kancelarii LEGA ARTIS pomogli już wielu klientom, którzy początkowo sądzili, że znajdują się w sytuacji bez wyjścia.
📞 579-636-527
📧 [email protected]
Nie czekaj – napisz lub zadzwoń już dziś. Pierwszy krok do rozwiązania problemu prawnego to rozmowa z prawnikiem, który naprawdę zna się na rzeczy.
Materiał przygotowany na podstawie aktualnego stanu prawnego i orzecznictwa. W przypadku wątpliwości zalecamy konsultację z prawnikiem.